Pilotvoorwaarden
Laatst bijgewerkt: oktober 2026
De afspraken voor de pilot voor verhuurbedrijven, en hoe we omgaan met de gegevens van jouw klanten.
Gratis tijdens de pilot
De pilot duurt drie maanden vanaf de dag dat je account klaarstaat. Je betaalt niets en zit nergens aan vast.
Daarna kies je zelf
Aan het eind van de pilot noemen we een vast introductietarief per maand. Ga je door, dan houd je dat tarief zolang je klant blijft. Ga je niet door, dan stopt je account en hoef je niets te doen.
Je gegevens blijven van jou
Je klanten, offertes, facturen en catalogus zijn van jou. We gebruiken ze alleen om DeZaakApp voor jou te laten werken, en nooit voor iets anders.
Altijd een export
Je kunt op elk moment een export van je gegevens krijgen als Excel- of CSV-bestand. De pdf's van je offertes en facturen sturen we op verzoek mee.
Opzeggen kan altijd
Met één mail, zonder opzegtermijn. Na het stoppen bewaren we je gegevens nog 30 dagen, zodat je ze kunt ophalen. Daarna verwijderen we ze.
Het is een pilot
DeZaakApp draait elke dag bij ons eigen verhuurbedrijf, maar je kunt onderdelen tegenkomen die nog niet af zijn. Daar willen we juist van horen. We lossen fouten zo snel mogelijk op, maar geven tijdens de pilot geen garantie op beschikbaarheid.
Wat we van je vragen
Dat je DeZaakApp echt gebruikt voor je offertes en verhuur, en dat je na vier weken een half uur eerlijk vertelt wat beter moet.
Verwerkersovereenkomst
Voor de gegevens van jouw klanten ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is DeZaakApp de verwerker. Deze overeenkomst (artikel 28 AVG) geldt tussen jouw bedrijf, hierna "de Verantwoordelijke", en HartCode, KvK 95911383, handelend onder de naam DeZaakApp, hierna "de Verwerker". Je gaat ermee akkoord als je account na de intake in gebruik wordt genomen. Wil je een ondertekende versie, mail dan naar info@dezaakapp.nl.
1. Onderwerp en doel
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de Verantwoordelijke de software DeZaakApp te leveren: offertes, verhuurplanning, borg, facturatie, klantcontact per mail en de ondersteuning daarbij. De Verwerker verwerkt de gegevens alleen in opdracht en volgens de instructies van de Verantwoordelijke, tenzij een wettelijke plicht anders vereist.
2. Gegevens en betrokkenen
Het gaat om klanten en contactpersonen van de Verantwoordelijke, en om de medewerkers die DeZaakApp gebruiken. Soorten gegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, gegevens over verhuur en levering, factuur- en betaalgegevens (zoals IBAN en betaalstatus) en de inhoud van berichten. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt; de Verantwoordelijke voert die niet in.
3. Duur
Deze overeenkomst loopt zolang de Verantwoordelijke DeZaakApp gebruikt, inclusief de pilot, en daarna tot alle gegevens zijn teruggegeven of verwijderd.
4. Geheimhouding
Iedereen die namens de Verwerker toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
5. Beveiliging
De Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, versleutelde opslag, gescheiden gegevens per bedrijf, toegang alleen na inloggen met rollen per gebruiker, dagelijkse versleutelde back-ups en het vastleggen van fouten.
6. Subverwerkers
De Verantwoordelijke geeft toestemming voor de inzet van de volgende subverwerkers. De Verwerker meldt een nieuwe subverwerker vooraf, en de Verantwoordelijke mag daar bezwaar tegen maken. De Verwerker legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op.
| Subverwerker | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | hosting van de applicatie en opslag van bestanden | servers in Londen (VK), bedrijf in de VS |
| Neon Inc. | database | Londen (VK) |
| Resend | versturen van systeemmail | Ierland (EU), bedrijf in de VS |
| Functional Software Inc. (Sentry) | foutmeldingen | Duitsland (EU) |
| OpenAI | alleen als je de AI-functies gebruikt: antwoordvoorstellen bij klantvragen, vertalen van productteksten, offertesuggesties en het uitlezen van inkoopfacturen | VS |
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen naar landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het Verenigd Koninkrijk), op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Datalekken
De Verwerker meldt een (vermoedelijk) datalek zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan de Verantwoordelijke, met de informatie die nodig is om te beoordelen of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen nodig is.
8. Rechten van betrokkenen
De Verwerker helpt de Verantwoordelijke bij verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of overdracht, voor zover de Verantwoordelijke dat niet zelf in DeZaakApp kan doen.
9. Controle
De Verwerker geeft de Verantwoordelijke op verzoek de informatie die nodig is om na te gaan of deze overeenkomst wordt nageleefd.
10. Einde
Na afloop levert de Verwerker op verzoek een export van de gegevens en verwijdert hij ze binnen 30 dagen uit de actieve systemen. Versleutelde back-ups worden niet aangepast, maar lopen vanzelf af binnen hun bewaartermijn van maximaal zeven jaar. Ze worden voor het account van de Verantwoordelijke nooit meer teruggezet.
11. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van de Verwerker onder deze overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de Verantwoordelijke in de twaalf maanden voor de schade aan de Verwerker heeft betaald, behalve bij opzet of grove schuld.